1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zapytania ofertowego jest rozeznanie cenowe z opcją zawarcia umowy na opracowanie dokumentacji heraldycznej oraz projektów graficznych symboli Gminy Kołaczyce obejmujących:

1. Herb Gminy Kołaczyce;

2. Flaga;

3. Baner;

4. Flaga stolikowa;

5. Sztandar;

6. Pieczęcie;

6.1. Pieczęć Gminy Kołaczyce (pieczęć ogólna);

6.2. Pieczęć Burmistrza Kołaczyc;

6.3. Pieczęć Rady Miejskiej w Kołaczycach;

7. Łańcuch samorządowy;

7.1. Łańcuch Burmistrza Kołaczyc;

7.2. Łańcuch Przewodniczącego Rady Miejskiej w Kołaczycach;

8. Projekt kluczy do bram Miasta;

9. Medal Honorowy;

10. Akt nadania medalu Honorowego;

11. Akt nadania Honorowego Obywatela Gminy Kołaczyce

wraz z uzyskaniem pozytywnej opinii ministra właściwego ds. administracji publicznej.

Szczegółowy przedmiot zamówienia obejmuje:

1. Przeprowadzenie badań historyczno-heraldycznych zmierzających do określenia tradycji heraldycznych na terenie gminy.

2. Przygotowanie i dostarczenie projektów graficznych oraz wzorów symboli Gminy Kołaczyce.

3. Opracowanie pełnej dokumentacji – wniosków o zaopiniowanie symboli przez ministra właściwego ds. administracji publicznej, obejmującej w szczególności:

3.1.Barwny wzór i opis znaku ze wzornikiem barw w systemie CMYK,

3.2.W przypadku weksyliów rysunek konturowy z podaniem proporcji części składowych,

3.3.Studium historyczno-heraldyczne, na podstawie którego dokonano doboru godeł
i barw,

3.3.1. Pochodzenie nazw miejscowych i ich pierwotne znaczenie (etymologia),

3.3.2. Przynależność geograficzno-historyczną,

3.3.3. W odniesieniu do historycznych herbów, podanie podstawowych informacji o wykorzystanych źródłach ikonograficznych z załączonymi wizerunkami,

3.3.4. W przypadku, gdy zachowały się dawne pieczęcie lub dokumenty, na których są czytelne wizerunki pieczęci, zamieścić ich reprodukcje,

3.3.5. Informacje o kolejnych właścicielach miasta, nazwiska, herby, daty, kto był założycielem miejscowości i który z dawnych właścicieli wniósł największy wkład w rozwój miasta,

3.3.6. Zapis chronologiczny (daty i krótkie informacje) najważniejszych wydarzeń w dziejach tej ziemi (powstanie parafii, przemysłu, znane bitwy, klęski żywiołowe, i inne),

3.3.7. Informacje o najważniejszych zabytkach,

3.3.8. Tradycje kulturalne: lokalne kulty świętych, stosunki wyznaniowe, patroni parafii, miejscowe podania legendy

3.3.9. Specyfika regionu: tradycje gospodarcze, warunki i osobliwości przyrodnicze itp.

3.4.Przygotowanie projektu uchwały z uwzględnieniem zasad używania symboli.

Przebieg realizacji przedmiotu zamówienia:

Etap I

1. Przeprowadzenie badań historyczno-heraldycznych zmierzających do określenia tradycji heraldycznych na terenie Gminy Kołaczyce, wykonanie prac weksylologicznych;

2. Opracowanie studium historyczno-heraldycznego, obejmującego w szczególności punkty 3.3.1. – 3.3.9.

3. Opracowanie wniosku, dokumentacji oraz projektów graficznych symboli w celu wystąpienia do ministra właściwego ds. administracji publicznej o wydanie opinii
w trybie ustawy z dnia 21 grudnia 1978 r. o odznakach i mundurach (Dz.U. z 2016 r. poz. 38). W sytuacji wniesienia uwag przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania poprawek, uwzględniających uwagi Zamawiającego.

Etap II

1. Uzyskanie pozytywnej opinii ministra właściwego ds. administracji publicznej,

2. Po uzyskaniu pozytywnej opinii Wykonawca dostarczy w wersji papierowej i cyfrowej wzory graficzne symboli Gminy Kołaczyce (ze wzornikiem barw w systemie CMYK),

3. Dostarczenie projektu uchwały Rady Miejskiej w Kołaczycach ustanawiającej symbole Gminy Kołaczyce wraz z zasadami ich używania.

W przypadku negatywnej opinii/uwag Komisji Heraldycznej, Wykonawca zobowiązany jest do dokonania niezbędnych korekt/zmian uwzględniających stanowisko Komisji Heraldycznej/właściwego ministra. Wykonawca zobowiązanych jest do nanoszenia poprawek aż do skutku.

2. Termin realizacji zamówienia:

1. Zamówienie zostanie wykonane w następujących terminach:

Etap I – w terminie 4 miesięcy od dnia zawarcia umowy

Etap II – do 30 dni po otrzymaniu pozytywnej opinii Komisji Heraldycznej.

2. Zamawiający dopuszcza zmianę terminu wykonania dokumentacji w przypadku:

2.1 Zdarzeń niemożliwych do przewidzenia na etapie zawarcia umowy, np. konieczność wykonania dodatkowych opracowań, konieczności wprowadzenia zmian i poprawek
w następstwie uzyskania negatywnej opinii Komisji Heraldycznej

2.2. Z powodu tzw. siły wyższej.

3. W przypadku wystąpienia okoliczności określonych w ust.2 zostanie sporządzony aneks do umowy.

3. Miejsce i termin złożenia oferty:

Ofertę należy złożyć poprzez platformę zakupową https://kolaczyce-itl.logintrade.net/rejestracja/przetargi.html w terminie do dnia 2 czerwca 2021 r. do godz. 12:00

Opis sposobu przygotowania oferty:

Ofertę należy składać na formularzu stanowiącym Załącznik Nr 1 do niniejszego zaproszenia.

Ofertę należy sporządzić w języku polskim, czytelnym pismem, w jednym egzemplarzu, podpisaną przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.

Oferta powinna zawierać precyzyjnie określoną cenę ofertową netto i brutto za realizację całości zamówienia, obejmującą wszystkie koszty związane z przygotowaniem i realizacją przedmiotu zamówienia.

Oferta powinna zawierać wykaz zrealizowanych w okresie ostatnich 5 lat usług w zakresie tożsamym z przedmiotem zamówienia wraz z referencjami. Zamawiający przy ocenie uwzględni wykonane zadania, które uzyskały pozytywną ocenę ministra właściwego ds. administracji publicznej.

4. Sposób oceny i dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty:

Dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty nastąpi w terminie do dnia 7 czerwca 2021 r.

Kryteria oceny ofert:

1. Kryterium oceny ofert: cena oferty

Waga kryterium: 60 pkt

Ilość punktów obliczona według poniższego wzoru zostanie przyznana poszczególnym ofertom,

Cmin
C = ………. X 60 pkt
Cb

gdzie:
C – ilość punktów, Cmin – najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert, Cb – cena badanej oferty

2. Kryterium oceny ofert: doświadczenie wykonawcy

Waga kryterium: 40 pkt

W kryterium doświadczenie wykonawcy można uzyskać maksymalnie 40 pkt. Punkty zostaną przyznane na podstawie wykazu ilości wykonanych przez oferentów dokumentacji heraldycznych tożsamych z przedmiotem niniejszego zamówienia, według poniższych zasad:

Za 2 wykonane opracowania – otrzyma 0 punktów (D)
za 4 wykonane opracowania – otrzyma 20 punktów (D)
za 6 i więcej opracowań – otrzyma 40 punktów (D)

3. Łączna liczbę punktów w wymienionych powyżej kategoriach, zamawiający obliczy według następującego wzoru:

P=C+D

gdzie:
P- łączna liczba punktów dla ocenianej oferty
C- liczba punktów za kryterium ceny
D- liczba punktów za kryterium doświadczenie wykonawcy

Maksymalna łączna liczba punktów dla każdej części jaką może uzyskać oferta w wyżej wymienionych kategoriach oceny wynosi: 100 punktów.

Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, który uzyska najwyższą ilość punktów w wyżej opisanych kategoriach.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

4.1 Odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części na każdym jego etapie bez podawania przyczyny,

4.2 Zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty oraz bez uzasadnienia,

4.3 Zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu,

4.4 Żądania szczegółowych informacji, wyjaśnień i uzupełnień od Wykonawcy na każdym etapie postępowania,

4.5 Wyłącznej interpretacji zapisów ogłoszenia,

4.6 Możliwości przeprowadzenia dodatkowych negocjacji z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą,

4.7 Podjęcia negocjacji ze wszystkimi Wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni
z postępowania.

5. Oferta przygotowywana jest na koszt Wykonawcy. Wykonawcy z tytułu poniesionych kosztów przygotowania oraz złożenia oferty nie przysługują jakiekolwiek roszczenia względem Zamawiającego.

Warunki płatności:

Etap I – 0% wynagrodzenia umownego, po akceptacji dokumentacji i wzorów symboli,

Etap II – 100% wynagrodzenia umownego, po uzyskaniu pozytywnej opinii ministra właściwego ds. administracji publicznej, przekazaniu projektów symboli i projektu uchwały ustanawiającej symbole.

Opis warunków udziału w postępowaniu:

Do udziału w postępowaniu mogą przystąpić podmioty spełniające warunki udziału dotyczące:

1. Posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia.

Warunek zostanie uznany za spełniony jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – to w tym okresie, wykonał co najmniej 2 (dwie) usługi w zakresie opracowania dokumentacji heraldycznej tożsamej z przedmiotem zamówienia, zakończone pozytywną opinią ministra właściwego ds. administracji publicznej.

Ocena spełniania powyższego warunku nastąpi na podstawie wykazu wykonanych usług zawartego w treści formularza ofertowego oraz dołączonych referencji.

5. Dokumenty i oświadczenia, które oferent winien załączyć do składanej oferty:

1. Uzupełniony i podpisany formularz oferty.

6. Osoba upoważniona do kontaktu z oferentami:

Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest Marta Liber e-mail:sekretarz@kolaczyce.itl.pl, tel. 13 44 109 93.